SECRETARIAT ACCUEIL DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DIRECTION DES SOINS

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD

Modalité : PLein temps

Horaires : du lundi au vendredi de 09h à 17h

Lieu : Centre hospitalier de Grasse

Contexte

Le Centre Hospitalier de Grasse recrute une secrétaire - accueil de la Direction des Ressources Humaines et Direction des Soins.

Poste  pourvoir rapidement.

 

 

 

Mission

· Gestion du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des SIRMT

 

· Remplacement de l’Assistante de Direction lors de ses absences

 

·  Ouverture, enregistrement et distribution du courrier chaque jour,

·  Accueil et orientation du public et des appels téléphoniques,

·  Gestion des réponses aux demandes d’emplois,

·  Organisation de l’accueil des nouveaux agents : suivi de la gestion des badges (DRH délivre mais autorisation donnée par les Services Techniques), macarons, clefs des vestiaires,

·  Organisation de la journée d’intégration,

·  Gestion et organisation des campagnes pour la distribution des médailles d’honneur,

·  Etablissement d’attestations diverses pour les agents et gestion des courriers classiques,

·  Aide à l’ensemble du personnel du service lors de missions spécifiques (élections, reclassements, …) ou en cas d’absentéisme,

·  Gestion des appels téléphoniques, des mails et des demandes de véhicules en l’absence de l’assistante de direction

·  Gestion des stocks de produits, de matériels dans son domaine

Activités en l’absence de l’Assistante DRH / DS :

·  Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

·  Gestion de l’agenda des directeurs (plannings, prise de rendez-vous, déplacements extérieurs)

·  Organisation de réunions, visites, déplacements, conférences, évènements, instances

·  Transmission de toutes informations utiles à l’encadrement paramédical

·  Gestion de la bibliothèque virtuelle dans l’intranet de la DS

Exigences du poste

COMPETENCES REQUISES :

· TITRE, DIPLOMES OU NIVEAU : Baccalauréat professionnel minimum (niveau IV minimum)

· CONNAISSANCES SPECIFIQUES: WINDOWS - WORD - EXCEL - POWER POINT - HEXAGONE - OUTLOOK – GESTOR – GED

· QUALITES PROFESSIONNELLES : Rigueur - Organisation - Respect de la confidentialité - Sens de l’accueil et des relations humaines - Disponibilité - Esprit d’équipe.