Coordonnateur des Secrétariats Médicaux

Caractéristiques du poste

Type de contrat :

Modalité : Temps Plein

Lieu : CH GRASSE

Contexte

Un poste de Coordinateur/trice des secrétariats médicaux est à pourvoir afin d’assurer l’encadrement des secrétaires médicales et des référents médico-administratifs de l’établissement.

Mission

Missions générales

Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Veiller à la bonne répartition des secrétaires médicaux entre les différents secteurs de l’établissement en fonction des besoins et de l’activité.

Missions permanentes

Encadrement et management des secrétaires médicaux :

- Accueillir et encadrer les secrétaires médicales de l’établissement, les évaluer et leur fixer des objectifs

- Planifier les activités et les moyens, y compris la gestion des plannings et des absences des secrétaires médicales

- Contrôler et suivre la qualité de la prestation de secrétariat médical dans les différents secteurs,

- Contribuer au développement des personnels et de leurs compétences

- Animer le dialogue social avec les secrétaires médicales

- Diffuser les informations institutionnelles auprès des AMA

Organiser et réguler l’activité de secrétariat médical

Conseiller les décideurs concernant les choix, les projets, les activités de secrétariat médical

Concevoir et organiser le circuit d’archivage en lien avec le service des archives

Accompagner les professionnels dans un contexte d’évolutions technologiques

Harmoniser les pratiques et les fiches de postes

Dialoguer avec les cadres supérieurs de santé et les médecins, afin d’accompagner les choix d’affectation et la réponse aux besoins en fonction de l’activité


Connaissances Nécessaires

Maitriser les techniques de secrétariat

Maitriser le vocabulaire médical, les règles de facturation et les droits de l’usager

Connaitre les différents logiciels : DxCare, DxPlanning, Hexagone, Word et Excel

Maitriser les outils bureautiques

Exigences du poste

Compétences requises (formation et/ou qualification)

• Communication, relations interpersonnelles

• Fixer des objectifs et évaluer les résultats

• Animer, mobiliser, entraîner une équipe, management

• Organiser et animer des groupes de travail ou réunions

• Savoir gérer les situations conflictuelles

• Utiliser les outils bureautiques


Expériences professionnelles
• Excellente connaissance du métier de secrétaire médical

• L’expérience de management d’une équipe est un plus

• L’expérience en gestion de projet est souhaitable


Qualités professionnelles
• Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine de d’activité professionnelle
• Capacité à analyser et à optimiser des processus
• Capacité à concevoir et à mettre en œuvre des changements organisationnels
• Diplomatie
• Discrétion professionnelle
• Capacité à négocier
• Loyauté