ASSISTANTE DE DIRECTION

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD

Modalité : Plein-temps

Horaires : du lundi au vendredi de 08h à 16h30 / 09h30 à 18h - horaires de travail modulables en fonction des impératifs liés aux réujions institutionnelles.

Lieu : Centre Hospitalier de Grasse

Contexte

Le Centre Hospitalier de Grasse recrute une Assistante de Direction au secrétariat de la Direction Générale. Poste à pourvoir rapidement.

Mission

- Assurer le secrétariat du Directeur et du Directeur Adjoint chargé des Affaires Générales (agenda, dossiers, circulation de l'information...)

- Assurer la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...)

- Assurer le suivi des Instances : CHSCT, CTE et Commission des Usagers

- Assurer le suivi des relations avec les usagers : gestion des demandes de copies des dossiers médicaux et des contentieux

- Accueil des personnes, réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques

- Organisation des rendez-vous, réunions, visites, évènements, déplacements...

- Gestion et traitement du courrier

- Gestion de la papeterie

- Frappe des courriers, rapports et notes, diffusion

- Gestion des accès à la Maison d'Arrêt, des salles de réunions (Conseil, VIP, salle Polyvalente) et des véhicules de direction

- Secrétariat des Instances (CHSCT, CTE, Commission des Usagers) : convocation, envoi de l'ordre du jour et rédaction du PV

- Réalisation du bilan et des projets CHSCT en lien avec les directions concernées

- Elaboration des gardes de direction, gestion des demandes de congés des directeurs adjoints

- Mise à jour intranet et réactualisation du livret d'accueil

- Mise à jour POLITI, FHF, etc...

Exigences du poste

Diplômes : BAC professionnel secrétariat / BTS Assistante de Direction

Connaissances spécifiques : Savoir utiliser l'outil informatique, les outils bureautiques (Word, Excel, power point, Outlook) et les technologies d'information et de communication (internet, intranet...)

Qualités professionnelles : Rigueur, ponctualité, sens de l'accueil, relationnel, discrétion, disponibilité et esprit d'équipe.